Success Story: Comment Wooch a révolutionné la vie étudiante à l'UTC
La vie étudiante à l'Université de Technologie de Compiègne (UTC) est particulièrement riche. Avec ses 4500 étudiants et ses 120 associations, le campus vibre au rythme d'une centaine d'événements par an. Mais jusqu'à récemment, l'organisation des ventes de ces événements relevait du parcours du combattant.
Une gestion chaotique
Imaginez-vous président d'une association à l'UTC. Vous souhaitez organiser une vente pour votre soirée, mais, vous avez toute la gestion de votre événement à gérer. Vous deviez envoyer un mail au BDE pour créer votre vente sur un système de l’école. S'ensuit alors un ballet de messages sur deux semaines, mobilisant trois à quatre personnes pour configurer une simple vente de billets. De plus, une fois la vente lancée, impossible de suivre les statistiques en temps réel ou de gérer les imprévus rapidement. Et que dire du contrôle des entrées ? Sans système de scan, il y avait de la fraude aux billets ou des entrées d’individus non voulus par les organisateurs.
Côté étudiants, l'expérience n'était guère plus réjouissante. Le système interne de l'école montrait régulièrement ses limites : billets dupliqués pour certains, disparus pour d'autres, et un système qui plantait lors des ventes d’événements populaires. Face à ces difficultés, certaines associations migraient vers d'autres plateformes, créant une confusion générale sur le campus ne sachant plus où trouver les places pour leur évènements.
La transformation Wooch
L'arrivée de Wooch a marqué un tournant décisif. Fini les allers-retours par mail et les processus complexes. Désormais, les présidents d'associations créent directement leurs événements sur la plateforme. Une simple validation du BDE suffit pour lancer la vente.
Les organisateurs ont gagné en autonomie et en visibilité. Ils peuvent suivre leurs ventes en temps réel, gérer leurs commandes, et même contrôler les accès via un système de QR code intégré. Plus besoin d'appeler le BDE en urgence pour chaque modification ou pour obtenir des statistiques.
Tout le monde est gagnant dans l’affaire, et de nouvelles associations passent enfin le pas pour créer des évènements.
Une expérience étudiante transformée
Pour les étudiants, la différence est tout aussi marquante. Une seule plateforme regroupe désormais tous les événements du campus. La connexion se fait simplement avec leur compte universitaire, leur donnant automatiquement accès aux tarifs préférentiels réservés aux cotisants, aux billets, à leurs commandes. Ils peuvent suivre les associations qui les intéressent.
Des résultats concrets
Les chiffres parlent d'eux-mêmes :
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Le temps de mise en place d'une vente est passé de deux semaines à quelques heures sans aucun mails
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Le temps consacré au support billetterie a diminué de 80%
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La participation aux événements a augmenté de 20%
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Les cotisants sont maintenant habitués à utiliser wooch et s’y retrouvent
Mais au-delà des chiffres, c'est toute la dynamique de la vie étudiante qui s'est transformée. Il y a moins de friction avec le BDE pour créer des vents. Et cela a augmenté le plaisir d'organiser des événements, libérées des contraintes administratives. Les étudiants participent plus facilement aux activités, grâce à une meilleure visibilité des événements.
Et demain ?
Le succès de cette transformation ouvre de nouvelles perspectives. Le BDE va pouvoir exploiter les statistiques de vente pour mieux comprendre les attentes des étudiants et optimiser la programmation des événements. Une chose est sûre : l'UTC a trouvé en Wooch bien plus qu'une simple billetterie - un véritable catalyseur de sa vie étudiante.
Cette success story montre comment une solution technique bien pensée peut transformer en profondeur la vie d'une communauté étudiante. En simplifiant la gestion événementielle, Wooch a permis au BDE et aux associations de se recentrer sur leur mission première : créer une vie étudiante riche et dynamique.